Einkauf & Bestellwesen

BPS Einkauf ist eine branchenneutrale system-unabhängige Lösung, die den professionellen Einkauf aller für den Betrieb erforderlichen Waren und Leistungen ermöglicht. Wird dieses Modul in Verbindung mit BPS Bau eingesetzt, nutzt es automatisch, die dort entstehenden Daten für einen projektbezogenen oder auch projektübergreifenden Einkauf.
Gleichfalls stehen in dieser Kombination automatisch alle einkaufsrelevanten Stammdaten aus BPS Bau automatisch dem Einkauf zur Verfügung. Ziel dieses Programmes ist es, auf einfache und zeitsparende Weise günstigste Preise über die gewünschten Artikel zu ermitteln und die Preise automatisch in das Projekt abzugeben, damit die Angebotsrechnung mit diesen Preisen erfolgen kann.

Hauptpreisanfrage
Die Hauptpreisanfrage ist die zentrale Sammelstelle für Waren und Leistungen, die für ein bestimmtes Projekt oder einen Auftrag angefragt werden sollen. In Verbindung mit BPS Bau werden die im Materialauszug gefilterten Daten automatisch in die Hauptpreisanfrage übernommen und dann dort weiterbearbeitet. Diese Daten können hier noch verändert werden oder auch durch zufügen von Artikeln aus den Stammdaten erweitert werden.
Da normalerweise nicht alle Artikel für einen Auftrag oder Projekt bei den gleichen Lieferanten angefragt werden, können aus der Hauptpreisanfrage für bestimmte Artikelgruppen Teilanfragen abgeleitet werden.

Teilpreisanfrage
Aus einer Hauptpreisanfrage können beliebig viele Teilpreisanfragen für bestimmte Artikelgruppen abgeleitet werden. Diesen Teilanfragen werden die gewünschten Lieferanten zugeordnet. Die Teilpreisanfrage kann per Brief, Fax oder auch eMail verschickt werden. Per eMail wird eine HTML-Datei verschickt. Diese kann bei Rückgabe durch den Lieferanten automatisch wieder in den Einkauf eingelesen werden.
Dieses Verfahren erspart den gesamten Preisrückerfassungsaufwand.

Preisspiegel
Der Preisspiegel ermittelt den günstigsten Lieferanten je Artikel bzw. über die gesamte Teilpreisanfrage. Im Preisspiegel wird bestimmt, welche Artikel bei welchen Lieferanten eingekauft werden sollen. Diese Informationen werden automatisch an die Hauptpreisanfrage zurückgegeben. Von dort ist der Datenrückfluss nach BPS BAU möglich, sodass dort automatisch mit diesen Preisen projektbezogen kalkuliert werden kann.

Preisverhandlung
Aufgrund der vorhandenen Daten kann im Auftragsfalle eine Preisnachverhandlung durchgeführt werden, die endgültigen Einkaufspreise festgeschrieben und daraus die Auftragsbestätigung und das Bestellwesen abgeleitet werden. Die endgültigen Einkaufspreise können automatisch in die Arbeitskalkulation in BPS BAU zur Ermittlung des tatsächlichen Deckungsbeitrages abgegeben werden.

Bestellwesen
Im Laufe eines Auftrages bzw. Projektes werden Bestellungen ausgelöst. Diese können über BPS Einkauf verfolgt werden. Wird dieser Weg gewählt, so werden Bestellungen auch gleichzeitig dem Ist-Werte-Pool für die Nachkalkulation zugeführt.
Dieses für den Fall einer telefonisch ausgelösten Bestellung, ist eine Lieferscheinverwaltung ebenfalls möglich.
Gleichzeitig ist das Bestellwesen zentrales Instrument für die Kontrolle der Gesamtbestellmenge der Artikel, für bereits abgerufene Mengen und für Restmengen.

Rechnungsprüfung
Bei Rechnungseingang ist das Ausziffern von Lieferscheinen möglich, sodass eine optimale Rechnungsprüfung gegeben ist. Gleichzeitig kann darüber überprüft werden, ob wirklich alle Lieferscheine vorhanden sind.